Integritetspolicy

Denna integritetspolicy beskriver hur Vitec Nordman AB hanterar den information och data som du delger oss för att vi skall kunna sköta din relation till oss.

Vi kommer att behandla eventuell personlig information, som lämnas till oss och som på annat sätt hålls av oss i relation till din profil på det sätt som anges i vår integritetspolicy. Information kan lämnas till oss genom webbplatsen för Helpdesk, telefonsamtal, e-post, webbaserade formulär eller på något annat sätt.


Med GDPR menas Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på Behandling av Personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning). 

Med SCC menas Kommissionens genomförandebeslut (EU) 2021/914 av den 4 juni 2021 om standardavtalsklausuler för överföring av Personuppgifter till tredjeländer i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679, eller senare uppdaterad version. 

Vilka vi är 
Vitec Nordman AB är en del i Vitec Software Group AB. Vitec Nordman AB erbjuder heltäckande säljstödsystem för säljorganisationer inom FMCG (fast moving consumer goods) branschen.   Vi kontrollerar de sätt din personliga information samlas, samt i det syftet som din personliga data används, och agerar som personuppgiftsansvarig med de skyldigheter som tillämpas av europeisk och svensk lagstiftning om dataskydd. För de Behandlingar där Vitec Nordman AB bestämmer över ändamålet och medel för behandlingen är vi Personuppgiftsansvariga och vi ansvarar i sådana fall för att Behandlingen av Personuppgifterna sker i enlighet med GDPR (enligt principen om ansvarsskyldighet).  För de Behandlingar där Vitec Nordman AB inte bestämmer över ändamålet och medel för Behandlingen, sker Behandlingen på uppdrag av en Personuppgiftsansvarig (kund) och vi agerar i sådana fall i egenskap av Personuppgiftsbiträde för sådan Behandling och ska följa den Personuppgiftsansvariges instruktioner avseende Behandlingen. 
 
Kontakta oss 
Om du skulle vilja veta mer om hur vi behandlar din personliga information, kan du kontakta oss genom support@nordman.vitecsoftware.com  
 
Vi skyddar din personliga information 
Din personliga information är skyddad genom den höga standard på organisation och säkerhet som Vitec upprätthåller och den är också skyddad av lagen. Lagen menar att vi endast kan behandla din personliga information om det finns en verklig anledning för det. Dessa anledningar måste vara något av följande:

• För att upprätthålla de avtal vi har med dig eller den organisation du arbetar för 
• Vi har en rättslig skyldighet 
• Du har gett ditt samtycke till behandlingen  
• När vi har ett legitimt intresse, sk intresseavvägning 
• När det är av allmänhetens intresse 
• När det är av ditt vitala intresse 
 
Insamling av personlig information  
 Den information och de uppgifter angående dig som vi kan komma att samla in, använda och bearbeta för att kunna tillhandahålla vår tjänst, inkluderar följande:

• Register över namn, mailadress, telefonnummer och korrespondenser, antingen via webbplats, användarkonton, nyhetsbrev, sociala medier, e-post, telefon eller på annat sätt 
• Information som du lämnar till oss genom att fylla i formulär på webbplatsen, sociala medier eller annan information som du skickar till oss via webbplats, formulär eller via e-post 
• Dina svar på kurser, enkäter eller kundundersökningar som vi genomför 
• Uppgifter om dina besök på webbplats, inklusive men inte begränsat till, trafikdata, lokaliseringsuppgifter, webbloggar och annan datakommunikation 

Varför och hur vi behandlar din personliga information 
Vitec Nordman tillhandahåller säljstödsystem samt tjänster som syftar till att implementera, underhålla och vidareutveckla dessa system. Verksamheten är i huvudsak inriktad mot att ge våra kunder möjlighet att behandla information i system och tjänster som Vitec Nordman tillhandahåller.  Om du tillhör en en organisation som är kund till Vitec Nordman behandlar vi primärt dina personuppgifter för att upprätthålla våra åtagande enligt avtal. Behandlingen rör nedan moment.

• Felsökning av tjänst 
• Support av tjänst 
• Lagring (främst för kunder med molntjänstavtal och driftavtal) 
• Administration 
• Informationsutskick om produktförbättringar, nyhetsbrev, utbildningar, och event 
• Utbildning av tjänster eller programvaror från Vitec Nordman  
 
De uppgifter som vi behandlar är namn och kontaktuppgifter som till exempel e-postadress och telefonnummer. Vi kan också behandla kompletterande uppgifter som du lämnar till Vitec Nordman i samband med felsökning eller support av tjänst. Rättslig grund för behandling av dessa personuppgifter är avtal. 
 
Vi kan också behandla kompletterande uppgifter som du lämnar i samband med felsökning eller support av tjänst. Rättslig grund för behandling av dessa personuppgifter är avtal eller samtycke. Delar av dina personuppgifter kan komma att bevaras även efter avtalets upphörande. Rättsliga grunden för denna behandling är rättslig förpliktelse.

 Vi samlar in information om ditt företag samt kontaktuppgifter till personer på företaget, så kallade prospekts, för att bättre kunna skapa rätt erbjudanden och tjänster till den registrerade. Behandlingen av Personuppgifterna sker i dessa fall med stöd i den lagliga grunden Berättigat intresse.  
 
Telefonsamtal 
Telefonsamtal till och från Vitec Nordman spelas inte in. Telefonisystemet sparar loggar över inkommande och utgående samtal samt samtalslängd.

Hur länge vi förvarar din personliga information 
Vi kommer lagra information under den period som du är kund hos Vitec Nordman. Vi gallrar regelbundet bort information som inte längre ska eller får behandlas, till exempel kontaktuppgifter till kunder som inte längre har avtal med Vitec Nordman. Om du inte längre är kund, kommer vi lagra delar av din information för den minsta tid som krävs för att verkställa de skyldigheter som anges i denna policy samt för att Vitec Nordman ska uppfylla gällande lagstiftning.  Om du väljer att inte delge din personliga information kan det hindra oss från att möta lagliga skyldigheter, fullborda kontrakt, eller utföra tjänster som krävs för att upprätthålla ditt konto. Att inte delge din personliga information kan innebära att vi ej kan förse dig med produkter eller tjänster. 
 
Personlig information vi delar med andra 
Vi kan komma att dela din personliga information inom Vitec Software Group samt med nedan organisationer: 
• Brottsbekämpande organ, reglerare och andra myndigheter 
• Instanser för verifikation av identitet 
• Tredje parter du ber oss eller tillåter oss att dela din information med 
• Tredje parter som är nödvändiga för att tillhandahålla produkter eller tjänster som du kan ha begärt 
 
Vart vi lagrar din personliga information  
Vitec Nordman strävar efter att lagra samtliga Personuppgifter som vi behandlar inom EU/EES, i enlighet med principen om integritet och konfidentialitet. Om Personuppgifter blir lagrade i ett land utanför EU/EES, ska vi se till att sådan lagringsplats säkerställer en adekvat skyddsnivå i enlighet med bestämmelserna i GDPR och SCC. Vi gör vårt yttersta för att skydda din integritet genom att hantera din information försiktigt och vidta lämpliga och nödvändiga skyddsåtgärder från ett land utanför EU/EES, till exempel beträffande molntjänstleverantörer. All överföring sker med tillämpning av Dataskyddsförordningens bestämmelser och med vårt säkerställande av din integritet.  
 
Dina rättigheter över din personliga information 
Vi kommer hjälpa dig om du väljer att yrka dina rättigheter över din personliga information, inklusive: 
• Dra tillbaka ditt samtycke i situationer där vi har bett om det. Dock detta kommer inte ogiltigförklara tidigare bearbetningar där vi har haft ditt samtycke 
• Lämna in ett klagomål till dataskyddsmyndighet 
• Få tillgång till din personliga information som vi har, eller behandlar 
• Rättelse av personlig information som är felaktig eller utdaterad 
• Radera eventuell personlig information som vi behandlar 
• Begränsa behandlande av din personliga information under vissa förhållanden 
• Möjligheten att motsätta dig eventuell behandling av information där vi gör det för våra legitima intressen 
• Möjligheten att bestrida ett beslut som helt gjorts av automatiserad behandling, för att uttrycka din synpunkt och begära att en människa granskar beslutet